Parcours candidat, paiement en ligne, communication SMS et back-office logistique pour Rennes School of Business
Plateforme de réservation pour les oraux de concours
Plateforme web sur mesure développée pour Rennes School of Business afin de simplifier l’accueil des candidat·e·s aux oraux de concours : logement, repas, activités, navettes, paiement en ligne et communication SMS.
Côté école, un back-office logistique permet de suivre les réservations, d’anticiper les besoins et de piloter cette période critique avec une vision centralisée.
Contexte
Chaque année, Rennes School of Business accueille de nombreux candidat·e·s pour les oraux de concours. Cette période est stratégique : elle conditionne l’expérience vécue par les futur·e·s étudiant·e·s et mobilise fortement les équipes de l’école sur l’organisation, l’hébergement, la restauration, les navettes et l’animation du séjour.
La plateforme devait fluidifier l’ensemble du parcours : permettre aux candidat·e·s de préparer leur venue en autonomie, tout en donnant à l’école un outil fiable pour suivre les inscriptions, les paiements, les capacités disponibles et les communications envoyées avant ou pendant le séjour.
Transformer une période complexe en parcours simple
Les oraux de concours ne se résument pas à un planning d’épreuves. Pour les candidat·e·s, il faut organiser le déplacement, choisir un hébergement, prévoir les repas, s’inscrire à des activités, comprendre comment rejoindre le campus et recevoir les bonnes informations au bon moment.
L’objectif était de rassembler ces besoins dans un parcours candidat clair et guidé, accessible depuis une plateforme unique, sans multiplier les formulaires, les échanges email ou les traitements manuels côté école.
Un tunnel de réservation multi-services
Le tunnel permet aux candidat·e·s de composer leur séjour autour de plusieurs briques : réservation de logement, repas, activités, navettes et informations d’arrivée ou de départ. Chaque choix dépend de contraintes de dates, de capacités disponibles et de préférences personnelles.
L’interface a été pensée pour rester simple malgré cette complexité : progression étape par étape, informations utiles au bon moment, validation claire des choix et récapitulatif avant paiement.
Un enjeu fort côté organisation
Pour l’école, l’enjeu était de disposer d’une vision fiable des réservations : combien de places restantes, quels candidat·e·s ont réservé, quels services ont été choisis, quels paiements sont validés, quelles informations doivent être envoyées et à quel moment.
Le projet a donc été conçu autant comme un outil d’expérience candidat que comme un outil de pilotage logistique pour les équipes internes.
Un développement CakePHP sur mesure
La plateforme a été développée sur mesure en PHP / CakePHP afin de répondre précisément aux règles métier de Rennes School of Business : gestion des capacités, dates d’arrivée, services réservables, tarifs, statuts de paiement, profils candidats et besoins de suivi administratif.
Le choix d’un développement dédié a permis de modéliser finement les objets métiers : candidat·e, session d’oral, hébergement, repas, activité, navette, paiement, message et réservation. Cette structuration rend le parcours plus fiable et facilite le suivi en back-office.
Paiement en ligne et confirmation immédiate
Le paiement en ligne permet aux candidat·e·s de finaliser leurs réservations dans le même parcours, sans rupture administrative. Les services payants sont consolidés dans un récapitulatif clair avant règlement.
Côté back-office, le statut du paiement devient un indicateur central : il sécurise les réservations, limite les relances et permet aux équipes de distinguer les dossiers confirmés des dossiers incomplets.
SMS personnalisés avant et pendant le séjour
L’intégration SMS permet d’envoyer rapidement des informations utiles : rappels, indications d’arrivée, consignes de transport, changements de programme ou messages ciblés selon les choix de réservation.
Cette communication directe est essentielle pendant une période dense, où les candidat·e·s ont besoin d’informations fiables et où les équipes doivent pouvoir réagir vite.
Un back-office pour piloter l’accueil des candidat·e·s
Le back-office donne aux équipes de l’école une vision centralisée des réservations et des services associés. Il permet de consulter les candidat·e·s, suivre les choix effectués, contrôler les paiements, piloter les capacités et préparer l’organisation terrain.
- Suivi des réservations par service : logement, repas, activités, navettes.
- Vision individuelle de chaque candidat·e et de son parcours de préparation.
- Export et consolidation des données pour les équipes opérationnelles.
Anticiper les volumes et réduire les traitements manuels
Pendant les oraux, les volumes évoluent vite : réservations qui arrivent par vagues, changements de dernière minute, disponibilités à ajuster, messages à envoyer, listes à transmettre aux équipes d’accueil ou aux prestataires. La plateforme centralise ces informations pour éviter les doubles saisies et les fichiers dispersés.
Le gain principal réside dans la fiabilisation de l’organisation : moins de ressaisie, moins d’incertitude, une meilleure visibilité sur les besoins réels et une capacité plus forte à accompagner les candidat·e·s dans un moment décisif de leur parcours.
Un outil maintenu pour une période critique chaque année
La plateforme est liée à une période courte mais critique du calendrier de l’école. La maintenance ne se limite donc pas à corriger des anomalies : elle consiste aussi à sécuriser la disponibilité de l’outil, préparer les campagnes à venir et ajuster les fonctionnalités selon les évolutions de l’organisation des oraux.
Cette approche permet à Rennes School of Business de capitaliser sur un outil métier durable, adapté à ses usages, et capable d’évoluer d’une session à l’autre sans repartir de zéro.
Fonctionnalités
Fonctionnalités principales
01
Réservation de logement
Les candidat·e·s choisissent un hébergement (hôtel ou chez l’habitant) en fonction de leurs dates d’oral, de leurs préférences et de leur budget.
02
Réservation des repas
Module dédié à la réservation des repas pour garantir une logistique alimentaire fluide tout au long du séjour des candidat·e·s sur le campus.
03
Inscription aux activités et navettes
Inscription en quelques clics aux activités proposées par l’école (visite de la ville en vélo électrique, activités sportives, forum des associations…) et réservation des navettes.
04
Conseils personnalisés d’arrivée
Selon les dates et horaires d’arrivée et de départ renseignés, la plateforme affiche des conseils personnalisés pour rejoindre le campus facilement.
05
Paiement en ligne
Règlement des réservations (logement, repas, activités) directement en ligne via une intégration sécurisée, pour simplifier le processus administratif côté école.
06
Back-office de suivi des réservations
Interface de pilotage pour l’école : taux de réservation par logement et par activité, suivi individuel des candidat·e·s et anticipation des besoins logistiques.
07
Communication SMS personnalisée
Envoi automatique ou manuel de SMS personnalisés aux candidat·e·s pour transmettre rapidement les informations clés avant et pendant leur séjour.
Contact
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